新益為精益生產咨詢公司概述：干部共同需要的第四種能力是傳達的能力，這是指廣義的思想交換能力（Communication）而言。這種能力可以分為對周圍人的“影響能力”和“連絡能力”兩面。 

干部傳達能力

一、別做缺乏傳達能力的干部

有一種干部，對部屬專橫霸道，但是對上司就畏畏縮縮，缺乏說服上司的能力，不能實行自己所擬的計劃。同時，對平輩的部、課長也缺乏連絡，不能造成合作良好的團體。雖然他也會把各種問題呈報上司，說明自己的意見，但常常被上司三言兩語駁倒，而垂頭喪氣的敗退下來。回來卻對部屬說：“我們的部長真是老頑固”。當然這種無能的干部也許沒有惡劣到這種程度，但常說：“上司不同意，我那有辦法”的干部，確是所在多有。

很顯然，干部而有這種想法、這種態度的是不可原諒的，現代企業主，或高級干部，與昔日的老板不同，因為組織規模龐大業務分門復雜繁多，他們很難通盤了解團體內各部門的詳細情形，所以作為中間分子的各級干部要能一事不漏地把握住自己擔當部門的問題，自動尋求解決與實行之道才行。中間干部要有說服部屬、平輩、干部、上司以及企業主，把必要的事，以必要的速度達成的能耐才行。

二、做一個對上或對橫面有影響力的干部

1、一個干部想要說服企業主或高級干部，實現自己的計劃，最重要的法門是什么呢？那就是要洞燭企業主或高級干部“裁決”時所用的“絕招”。

“駁回法”

凡具有相當規模的大公司，老板最傷腦筋的一刻是面臨決策的一刻。因為他必須在不能把握最前線的具體狀況下，做下決定。他往往表面上雖然裝著無所不知的“精明”樣子，但其實卻內心惶惑不定毫無把握。 諸如現在顧客的狀況？最新技術？公司內各階層的反應？這都是變化多端的事情。他們往往自以為完全把握住了，其實此一時彼一時，他們所知道的早已過去。

這種事實，是大部分企業主所不能不暗暗承認的， 在他們的經驗中，曾經常有過在“好像很清楚”的情形下下判斷，而結果卻不是這么一回事的情形。雖然如此，但是眼前的問題又迫使他不得不立下決斷。 因為一味地拖延下去，會使部屬的工作難以進行，甚至會殆誤事機，造成失敗。 

企業主如何解決這種進退維谷的窘境？比較正統的做法是，與其思考面前這一“計劃”本身的可行性，不如嚴明提出一計劃者本身對計劃案有否徹底的研究？有多少把握？多數的企業主大致都是據此而判斷裁定 的。 因此，他們常用的手法是，凡是部課長提出的建議案，不管青紅皂白，先予一律駁回。想出各種理由說： “不行” 。

如果建議者不堪一擊，遭此一次拒絕就垂頭喪氣而退，此后不復再提出答辯或修正，那么他們就額手稱慶的說：“好在我沒有糊里糊涂裁決接受” 。然而究其實，假如真正是一項有利于公司的提議，其必行與可行的理由一定彰彰明甚，建議者也對此感著堅強的自信，絕不會如此輕易地被否決。這些被駁回的 建議案不是他的必要性太低，就是建議者自己對該案的研究不夠徹底，因此沒有十分把握，無法理直氣壯地維護自己的主張。

“細究法”

企業中高層經營者在不明實際情況上，對干部的建議要做正確無誤的判斷與裁決，確是相當不簡單的本領，他們為掩飾此一弱點（目的也是為公司利益而避免錯誤），除用上節所述的“駁回法”外，這里還有一種他們常用的妙策，可說是“細究法”。

其實這是經營者所關心的，并不真在想知道每一個細節，說穿了也是一種伎倆，用意就在考驗建議者，看他到底下了多少工夫去研究，是經過一番努力做深入的調查而后提出的呢？抑或是指把部屬的建議做個“經受”人而提出的，他的目的只是在刺探這些事實而已。

一個建議案，真想被采用，事前必須徹底研究，直到全盤洞徹，事事胸有成竹，和抱著非被采用決不罷休的自信才行。如只是為了振作部屬的士氣，提出新的工作刺激，乃至更下者為了對上邀功取寵，表示自己肯動腦筋，提出一些毫無內容，不切實際的建議，自然何來說服人的力量？而要說服人家，首要的條件是，自己要有無微不至的，徹底研究與檢討。

不能說服企業主或上司的原因何在？一經分析， 不難發現， 全因自己所研究的問題在某一角落上有所疏漏， 若然就這被忽略的角落受到質問， 無異是被擊中了要害，立刻就會露出自己的研究不足而慘遭駁回的命運。

2、把一個問題從各種角度去研究的能力是干部必須具備的，譬如生產趕不上劇增的需求，是一個亟待解決的問題，這時候，有很多對策可以考慮如；（1）增加設備；（2）不增加設備而增加人員；（3）不增加人員而實施加班；（4）既不增加設備，也不增加人員或工時，卻發包給他廠承制一部，或向其他工廠訂做部分品件；（5）征其他工廠借調人員協助－等等。面臨決定具體建議案的時候，要把所有能考慮的因素，一事不漏地比較檢討。如若不問這種供不應求的情況是一時的？還是可能持續的？亦不計較資本支出與人員組織就草率地“抗議”增加設備，這種頭腦簡單的想法怎不會碰上級的釘子？

所以一項建議案的提出一定要從多方面加以考慮。重要的因素一個不漏地都考慮到，經過一番比較、選擇之后在提到上司那里。再說，就算是從上述的各種角度作了全面檢討，一切考慮周詳之后，也不能光注意本身可行性的一方面，卻忽略了可能由公會方面引起的重大問題。如此計劃中只要有一點疏漏，就有造成全盤失敗的可能。而太執迷于某一方案而忽略其他可能更好的方案，也是不智的。

總而言之，為維護自己的建議而說服經營者的采納，無疑是與他的判斷范圍的競賽，自己所考慮到的范圍，如果遠比對方所想的更多，而且每個因素，都比對方考慮得更周密，這才能夠是對方折服，而贏得他的信賴。我的思考范圍很狹窄，往往受到意外的質問而不知所答，結果失敗。雖不致如此，但應該擴大思考范圍。在這一方面，頗有自信，無論上是從哪一方面提出問題都可以對答如流。

3、想要打動上司聽取自己的意見，光從自己的立場，僅以自己視野范圍來做思考與判斷是不夠的，還需要轉換一個角度，再從比自己職位高一階層的地位，把問題從客觀立場來研究。

一個干部，通常被要求，至少要具有比現職維高一階層的視野。譬如一位采購課長，除了應有采購方面的知識以外，還要懂得成本會計、庫存管理，乃至工程設計等等，這就是包括采購部門在內的高一職層應有的視野，再從這出發，并要能隨著經營整體的需要，來思考與判斷一切。反之，僅只具有自己職位范圍內部份的視野，在理論上說就是低于你現在職層的思考能力了。

一個課長要增長判斷能力，平時得多注意觀察部長的判斷決策的方法。對部長所研究的問題，但不管是否與自己有關，都要在自己心中“自問自答”，如果我是他，將如何下決定。如果部長的決定真和自己的想法一致，接著要注意觀察其如何去實施。如果結果良好就可以認為自己的判斷力合格。其結果不理想，就要追查出毛病出在那里。部長的決定與自己的不同，就要研究一下部長為什么這樣決定？其結果如何？這種以自己比擬上司，像是一種賭博，這不是很有趣的判斷力競賽嗎？是非常有利力于判斷能力的養成的。

說服上司的戰略中，有個很重要的秘訣，那就是把握住“上司最傷腦筋的問題”和“最關心的問題。”譬如你正打算提出增加設備的建議，企圖說服上司時，探悉上司正有“如何減少冗員”的意向，那么在說服的時候，就把自己的建議和部長的意向連結起來說明，把這減少冗員作為重大原因之一，這樣做往往一下子就順利談成。

然而我們的工作思想也不能全為投上司之所好，如果你有一項重要的建議，經再三再四的檢討以后，堅信絕對有其必要，也不能因與“上司之所好”不生關聯而斷然放棄，這是需要下特別功夫準備，先說服“解決條件”而后進入本題，這種階段式的攻勢，節節向前推進，是以邏輯為武器克“敵”制勝的好方法。

三、做一個具有“連絡能力”的干部

在團體組織里工作的人，相互間的“連絡”是一項頂重要的工作，與人會談，聽取他人的談話，參與會議聽取傳達事項，交換意見等等都是工作的一部分。此外，當你一接到某一項情報時，立刻要有“這個情報須傳遞給”某某與某某的反應。隨即詳細傳達給所有必須連絡的人，優秀的干部必須具備這種職能才可。

而需要連絡的方面，有時須很廣，有時則只需幾個人知道就好，如自己部屬全體？或只要某人，其他部門的全部？或僅需某部門的某干部，或是需否上答上司或者需否下及工廠，都要依情報性質的不同而有不同的處理。這全需依據自己的判斷去決定，總之，工作能否順利推進，全在這迅速與適當的連絡。

組織中工作的推進問什么非要迅速，適當的關系連絡呢？第一個理由是：如果不在獲得情報的當時，立刻連絡，可能會使對方增添許多困難。

一定要迅速，適當連絡的第二理由是遲則易忘，所謂：“人是善忘的動物”，一件事情雖然你曾想到過最好與某部連絡一下，但因為一時有他事要先辦，于是決定“等一等再說吧”？誰都知道干部無不是忙的要命的人，手頭的事一件及一件的接連而來，口不停說筆不停揮之余，原先那“等一等再說吧”的事早已拋諸腦后，等你忽然心血來潮，想起來的時候，可能大錯已成后悔莫及了。

一個干部的連絡能力、工作態度、生活意識，對部屬都有莫大的影響力，他可能制造出一批稀里糊涂的課員，也可能培養出一批精明的課員。

一個課長或股長，如果能夠把每次所得的情報迅速、正確地傳遞出去，這種工作態度，自然而然的能熏陶他的部屬，使他們能潛移默化，實不必多費口舌去說教。因為不時地由課長、股長分派連絡工作，部屬們自會勤奮起來，日子久了就可養成良好的工作態度。工作進度慢了，立刻會受到糾正，處在這種工作環境，即使不樂意，也得努力，養成隨時、立刻，以慎重的態度互相連絡的習慣。

連絡的真義，應該是面對面（facetoface），親自來交談，這樣，可以確切地把握事物的重要性，現況以及微妙的感情因素等。不能做到面對面的連絡，電話是其次的辦法，雖不及面談親切，還可以從音調的高低、緩急覺察到事態的重要。第三種可行的辦法是寫備忘錄。這是最下策，不得已時才用。

把重要事情用簡單扼要的話說明，能夠在極短的時間內使對方了解你的意思，是極重要的能力。

臉上時常顯露急躁、不耐的表情，必然會使部屬敬而遠之，不敢和你隨便交談，結果常使情報延誤甚至失落。假裝一副忙得要命的樣子也是干部的大忌。

有關人事、薪俸等在進行中而未決的事項，特別要留意表達方法與表明的程度。要十分周詳的考慮對方會如何接受。